專題文章在家工作WFH沒效率?讓遠距辦公心法諮商提升團隊溝通工作效能

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根據心理學,當您習慣某一行為後,在重複執行下,此行為會變成自動化反應。同理,習慣使用文字訊息溝通,故下意識地打開LINE頁面,開始打字,此行為沒有對錯好壞之分,但當溝通內容量變大、訊息複雜、涉及多人溝通時,需要思考純文字溝通可能會造成的限制,諸如每人對文字的解讀是否一致,還是容易誤解?工作時頻繁回覆訊息造成進度落後…等等。居家辦公WFH參考守則三點建議,請詳閱內文。



在家團隊工作?遠距溝通想「賴」「LINE」不掉!



一天,和同學聊天,相互關心疫情下彼此的狀況,同學表示在家上班比去公司上班還要累!



同學是通勤族,又住在郊區,通勤時間大約一小時,我以為省去通勤時間,應該會比較輕鬆,如今反而沒有,連忙提出疑惑。同學表示因為主管、同事都用LINE溝通和交代工作,一整天幾乎都在回LINE,工作進度明顯落後。想要把LINE暫時關掉,又會被同事質問為什麼這麼久不回訊息,所以覺得很累--心很累,工作步調都被打亂了。



在家工作的您,遇到類似情境嗎?根據LINE官方2020年的統計,LINE已是全台灣2100萬人每天都會使用的通訊軟體,台灣用戶每日透過LINE傳送訊息的使用量超過10億,平均一個人一天發出超過60則訊息,而且文字訊息為大宗,佔七成五的比率。LINE的便利性讓我們已然習慣使用LINE與人溝通。然而,您有想過,如果所有的事情都用文字溝通,會發生什麼事情嗎?



目前台灣疫情嚴峻,面對面溝通有現實的困難,勢必需要開創與適應新的工作與溝通模式,同時也是在挑戰一個人的慣性。



根據心理學,當您習慣某一行為後,重複執行之下,此行為會變成自動化反應,不需要特別思考就可以自動完成,例如:初次學習刷牙時,需要一步驟一步驟練習,熟練後變成自動化執行,所以您能一邊刷牙一邊想事情,沒有障礙地完成刷牙。



同理,習慣使用文字訊息溝通,故下意識地打開LINE頁面,開始打字,此行為沒有對錯好壞之分,但當溝通內容量變大、訊息複雜、涉及多人溝通時,需要思考純文字溝通可能會造成的限制,諸如每人對文字的解讀是否一致,還是容易誤解?工作時頻繁回覆訊息造成進度落後…等等。以下有三點建議,或許能改善此狀況:


一、 工作團隊一起檢視工作性質,討論、思考哪一種溝通軟體適合哪種工作,並且制定明確的使用方式。例如:需要大家討論,相互分享想法的工作,可能更適合採取視訊會議,讓彼此的想法能即時、正確地傳遞出去,亦能當下被澄清。交代的事情較繁瑣、複雜,需要逐步確認,或者可能聆聽者會因而產生較多疑問的工作,可能更適合採取電話溝通。會議提醒、既定規範的通知等較制式化的工作,傳遞資料與分享資訊,可能更適合文字溝通。

二、 若LINE響個不停會影響工作效率與生活品質,不妨擬定界限,可依溝通內容、使用時間和工作團隊協商出界限,例如:有時間急迫性的訊息優先電話溝通,或者明訂若要傳遞重要訊息,請於幾點前傳遞,之後請電話聯絡。或者一起協商出可完整工作的時間,這時段內請盡量不要傳遞訊息。當然,下班的界限也要清楚,才不會感覺一整天都在上班,長久下來容易造成疲勞,降低工作效率與動機。

三、 讓自己靜心、慢下腳步,接受與適應當前的居家工作模式,畢竟在家工作不比在公司可以心無旁鶩,總會遇到一些突發狀況需要暫停工作,就如同國外某教授正在接受BBC線上直播採訪,他讀幼稚園的小女兒手舞足蹈地闖進畫面,對可愛的意外懷抱幽默、詼諧的眼光,可抽離煩躁,幫助自己調適壓力。

 


居家辦公WFH參考守則:




  • 檢視工作性質,討論、思考哪一種溝通軟體適合哪種工作。
  • 與工作團隊協商出使用通訊軟體的界限。
  • 慢下腳步,接受與適應目前的居家工作模式。

 



努力防疫的同時,也是挑戰自己,開創不一樣的工作與行為模式,共勉之。貼心提醒,如果經過大約兩週的時間,您仍困難適應居家遠距工作,甚至感到壓力愈來愈多,您需要檢視自己的身心狀態。如果您需要與人聊聊,歡迎洽詢聊聊心理治療所,我們提供合法的線上遠距諮商服務。




本文作者,聊聊心理治療所 李思儀 臨床心理師

 


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